Finanzen & Administration

Erstellung und Nachverfolgung von Kundenrechnungen sowie Überwachung der Zahlungseingänge.

Bearbeitung von Kreditorenrechnungen und Reisekostenabrechnungen.

Verantwortung für KYC-Prozesse unserer Kunden.

Eigenständige Korrespondenz mit Behörden und weiteren externen Stellen zu administrativen Themen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge.

Strukturierung und Dokumentation interner Abläufe sowie Unterstützung bei deren Optimierung.

Verträge & Personaladministration

Verwaltung und Ablage von Verträgen sowie Erstellung und Prüfung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs).

Prüfung externer Verträge anhand interner Vorgaben und Abstimmung offener Punkte.

Betreuung unseres internen Benefitprogramms, z. B. BikeLeasing.

Erstellung und Koordination von A1-Bescheinigungen sowie administrative Meldungen über EasyGov für die Schweiz.

Büroorganisation

Organisation des laufenden Bürobetriebs, einschließlich Bestellungen, Lieferantenmanagement und Einstellen von Dokumenten in DocuSign.

Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation von Bewirtung, Catering und Raumreservierungen für Gäste und Bewerbungsgespräche.

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation des Paketversands.

Operative Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Messen.

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung in einem oder mehreren der oben genannten Bereiche.

Eine strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie ein sorgfältiger und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.

Hohes Verantwortungsbewusstsein, ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Serviceorientierung.

Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen.

Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Eine abwechslungsreiche Position mit eigenem Verantwortungsbereich und der Möglichkeit, interne Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.